Je weet het best: je hebt altijd een back-up nodig. En één back-up, dat is echt niet genoeg. We hebben immers allemaal wel een keer in de stress gezeten omdat dat belangrijke bestand ineens nergens meer te vinden was. En dan is het fijn als je nog ergens een back-up hebt staan. Het is je plan B, je reservewiel, je achter-de-handje voor als er iets niet helemaal volgens plan gaat.
Er worden te weinig back-ups gemaakt
Toch hebben veel te weinig bedrijven hun back-up goed op orde. En, we moeten je helaas teleurstellen, af en toe een kopie maken is geen goede back-up. Je systeem wacht nou eenmaal niet met crashen tot jij je wekelijkse of maandelijkse kopie hebt gemaakt. De kans is dus groot dat je dan alsnog een hoop data kwijt bent. En dat willen we voorkomen!
Het feit blijft dat gegevensverlies rampzalige gevolgen kan hebben, zowel voor kleine bedrijven, grote ondernemingen als voor jou persoonlijk.
Hierbij de vijf belangrijkste redenen om regelmatig back-ups te maken, op een rijtje:
1. Gegevensverlies kan op elk moment en om allerlei redenen optreden
Omdat we allemaal mens zijn en wel eens per ongeluk een bestand verwijderen, een kop thee over onze laptop gooien, of (ondanks de waarschuwingen) toch op de link in die vreemde e-mail klikken. Met een goede back-up ben je zeker van je zaak!
Laptops maken je extra kwetsbaar – ze kunnen beschadigd raken of gestolen worden, vooral als je op reis bent. Maak je regelmatige back-ups, dan herstel je gemakkelijk specifieke bestanden of je hele systeem.
2. Voor belastingen en controles
Wist je dat je als bedrijf verplicht bent om archieven bij te houden met bedrijfsdata? Onder andere de Belastingdienst kan nog wel eens wat gegevens opvragen. En nee, die geeft er niet om waarom je de gegevens niet bij de hand hebt. Dan is een back-up op je computer vaak niet voldoende. Zorg dus dat je die ergens anders, op een veilige plek bewaard. Zo heb je twee plekken waar je archieven worden bewaard.
3. Voor je klanten
Net als bij jezelf, wil je ook voor je klanten alles snel weer kunnen oplossen als er iets crasht. Het probleem van de klant is nou eenmaal vaak ook jouw probleem. Zorg dus dat je een betrouwbare partner bent, en altijd een back-up hebt als er aan de klantzijde iets misgaat. Daar bouw je meteen concurrentievoordeel mee op.
4. Om grote schade te voorkomen bij downtime
Een bestandje kwijtraken is vervelend, maar wat als er door het verliezen van data hele bedrijfsprocessen stil komen te liggen… Dan heb je een veel groter probleem! Als je processen stil komen te liggen, kan dit enorme schade aanrichten. Dit heet downtime. Dat kan net zo erg zijn als een brand in je winkel, omdat je al je bedrijfsgegevens kwijt bent. Dat schaadt je werknemers, maar ook je klanten. Goede back-ups zullen de downtime tot een minimum beperken, zowel door je gegevens te bewaren als door tijd te besparen die verloren gaat aan herstel.
5. Tijdsbesparing
Dat brengt ons meteen bij het volgende punt. Alle programma’s en systemen weer opnieuw installeren en inrichten kost heel wat tijd. Afhankelijk van de grote van je bedrijf en systemen, kun je hier uren (of zelfs dagen) mee kwijt zijn. Kostbare tijd die je veel beter aan andere zaken kunt besteden. Met een goede back-up, zet je alles gemakkelijk weer terug.
Back-up maken
Denk je na het lezen van deze vijf redenen nu: ‘Hm, misschien moet ik dit toch eens beter gaan regelen…’? Dan is mijn doel met dit artikel bereikt! Wacht hier dan ook niet te lang mee, want een ongeluk zit in een klein hoekje.
Er zijn verschillende manier om je back-ups goed te regelen, afhankelijk van de grootte van je bedrijf, systemen en data. Bijvoorbeeld met DIT is Backup My Office 365. Daarmee maak je een backup van al je data in Exchange Online en SharePoint.
Zo zorg je ervoor dat al je e-mails, agenda’s, contactpersonen, OneDrive, Teams en SharePoint sites 24/7 beveiligd zijn tegen hackers en ongewenste verwijdering. Benieuwd? We staan voor je klaar.
